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訂艙是貨物托運(yùn)人(shipper)或其代理人根據(jù)其具體需要，選定適當(dāng)?shù)拇跋虺羞\(yùn)人(即班輪公司或它的營業(yè)機(jī)構(gòu))以口頭或訂艙函電進(jìn)行預(yù)約恰訂艙位裝貨、申請運(yùn)輸，承運(yùn)人對這種申請給予承諾的行為。
海運(yùn)預(yù)約倉庫掌握各主要城市的公里數(shù)和拖帶價格各港區(qū)的集裝箱價格相關(guān)費(fèi)、商檢、動植檢的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。 如果不能及時提供，應(yīng)請顧客留下電話、姓氏等聯(lián)系要素，以便能在盡可能短的時間內(nèi)回復(fù)貨主。接受貨主委托后(一般為傳真件)需明確的信息：船期、件數(shù)、箱型、箱量、毛重、體積等等。
海運(yùn)訂倉填妥裝箱計劃中:船期船名航次、關(guān)單號、中轉(zhuǎn)港、目的港、毛重、件數(shù)、體積、進(jìn)艙編號等要因，先于截關(guān)日(船期前兩天)1~2天排好車班。取得兩種做箱方法所得的裝箱單(CLP)相關(guān)(有時同時、有時先于做箱)了解常出口貨物相關(guān)所需資料。需商檢、配額、許可證、產(chǎn)地證、商標(biāo)授權(quán)、商標(biāo)品名、商會核價章等，其中出口香港地區(qū)貨值超過$10萬，其他地區(qū)超過$50萬，核銷時需提供結(jié)匯水單(復(fù)印件)。
